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TIPP 2: Zeit- und Termineinteilung

TIPP 2: Planung des Arbeitsalltags!

Es ist zu einem Statussymbol in unserer Gesellschaft mutiert:
Wenn wir rund um die Uhr beschäftigt sind, sind wir wichtig. Aus dieser Geschäftstätigkeit beziehen wir ein gewisses Maß an Sicherheit. Diese Sicherheit dient uns als Vorwand dafür, uns nicht mit den wichtigen Dingen in unserem Leben und in unserer Arbeitswelt auseinandersetzen zu müssen.

 

Hast du schon einmal überlegt, warum sich clevere Unternehmer eine Sekretärin, Assistenz der Geschäftsführung, Partnerin – wie immer wir diese Person auch nennen wollen, leisten? Diese MitarbeiterInnen gibt es ja in der Regel in unserem Betrieb, nur dürfen uns die nicht managen.
Die Frage die sich jetzt stellt: Aus welchem Grund lassen sich Frauen und Männer in verantwortungsvollen Positionen managen? Schauen wir einmal hinter die Kulissen:


Zeitmanagement in der Haustechnik, Tipp 2 - Verplanen des Arbeitsalltags


Ich will frei sein, tun was ich mir vorstelle, ständig selber entscheiden, andere haben ja keine Ahnung von meinem Job, wozu bin ich denn SELBSTSTÄNDIG?
OK, wenn du so denkst und dabei bleiben willst, dann habe ich KEINE Lösung für dich.


Wenn du die "cleverste Lösung" anpeilst, dann darfst du nur "maximal 60% deiner Tagesarbeitszeit verplanen", der Rest setzt sich aus "unvorhergesehenen Tätigkeiten" zusammen - das ist Realität!


So jetzt komme ich zu deinen Vorteilen, wenn du dich bis zu einem gewissen Grad organisieren lässt:

Dein Tagesplan ist für eine bestimmte Mitarbeiterin, die deine Arbeitsweise kennt (oder kennen lernt) freigeschaltet


1. Es dürfen nie mehr als maximal 60% deiner Tages-Arbeitszeit verplant werden.
2. Wiederkehrende Tätigkeiten wie Angebote, E-Mails, Telefonate, und sonstige Routinen sind von vorne herein in diese 60%  einzuplanen. Aus Erfahrung ist das eine Stunde, die als wiederkehrende Serie eingegeben wird.

3. Die restlichen 40% sind für unvorhergesehene Arbeiten frei zu halten.

4 .Anrufe unter Tags werden automatisch an deine Mitarbeiterin weitergeleitet, die deinen Tagesplan kennt. Aus Erfahrung weiß ich, dass diese Mitarbeiterin 80% davon für dich erledigen kann.

5. Diese Mitarbeiterin ist instruiert, wie Sie mit den unterschiedlichsten Anrufern umgehen soll/muss.
Beispiel Außendienst für Befestigungsmaterial: Kein Termin möglich, Weiterleitung an Lager
Beispiel Außendienst Kesselfirma, bei der Sie nicht einkaufen: Kein Termin möglich, Besuch auf der Messe xy
Beispiel Kunde schickt Ausschreibung: Angebot ist nur nach einem persönlichen Gespräch im Unternehmen möglich
6. Diese Mitarbeiterin weiß in Kürze, welche Pufferzeiten Sie einplanen muss, wenn's einmal nicht klappt und du nicht unter Druck kommst.

7. E-Mails vom Chef werden mehrmals gecheckt und nach Möglichkeit sofort beantwortet. Hier gilt das Gleiche wie bei den Telefonaten: Bis zu 80% werden von deiner Vertrauensperson erledigt.
8. Wenn erforderlich hast du eben zwei E-Mail-Adressen: Eine im Unternehmen, eine für deinen privaten gebrauch
9. Übrigens: Du solltest zwei Smartphones und zwei E-Mail-Adressen haben! Dann bleibt das Firmenhandy bei der Sekretärin auch die Mails werden von ihr gecheckt. Nur ein kleiner Teil, den du selber erledigen musst geht an dein Handy bzw. an deine E-Mail-Adresse.

 

Noch etwas


Untersuchungen beweisen, dass du mit einer großen Anzahl von Störungen und Unterbrechungen "bis zu 45% deinerTagesleistung einbüßt". Das hat aber Folgen:

1. Deine Motivation etwas zu erledigen sinkt ständig, weil du nie das erreichst, was du dir vorgenommen hast
2. Die Fehler häufen sich, weil du z.B. bei einem Angebot oder einer Rechnung ständig unterbrochen wirst und du immer wieder eine Anlaufzeit benötigst - da geht schon einmal etwas schief!

3. Kommen jetzt noch Telefonate und E-Mails dazu, dann ist das Maß voll. Mit anderen Worten: "Wenn du ohne Störungen arbeitest bist du mitunter doppelt so schnell"

 

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